Optimierung von Geschäftsprozessen mit erstklassigen Ergebnissen

Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und die Zukunft Ihres Unternehmens nachhaltig sichern, stets mit der Zeit gehen und erfolgreich konkurrieren?

Wir unterstützen Sie dabei, denn
Erfolg braucht Profis !

Gerne beraten wir Sie dazu unverbindlich! Unsere Expertise kostet Sie in der ersten Projektwoche KEINEN Cent.

Unsere Partnerschaft und Mitgliedschaft im BVMW-Treffen.

Die Zukunft Ihres Unternehmens ist ernsthaft bedroht, wenn Sie in Ihrem Unternehmen ineffiziente Prozesse mit vielen Schnittstellen dulden und die Prozessrisiken nicht wahrnehmen.

Folgen daraus:

Sind Sie bereit für grundlegende Veränderungen?

Wir, ProcessOptima, bringen frischen Wind in Ihre Prozesse
durch effektive Optimierung von Geschäftsprozessen Ihrer Organisation,
sei es in der Finanzwelt oder in kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Process

optima

Geschäftsprozesse im Unternehmen

Unsere primären Erfolgsfaktoren sind
hohe Qualität unserer Dienstleistungen, herausragende Referenzen unserer Projektmitarbeiter, transparente Strukturen und systematisches Vorgehen.

Wir optimieren

Ihre Geschäftsorganisation

in 5 effektiven und effizienten Schritten !

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Schritt 1

Ist - Analyse

Nach detaillierter Analyse aller Organisationsaktivitäten erstellen wir im ersten Schritt eine unternehmensindividuelle Prozesslandkarte und bilden die einzelnen Prozesse grafisch ab (Geschäftsprozessmodellierung).

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Schritt 2

Soll - Zustand

Unsere Spezialisten analysieren das vorliegende Ergebnis, identifizieren Optimierungspotentiale und erarbeiten institutsindividuelle Lösungen für effiziente Geschäftsprozesse.

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Schritt 3

Umsetzung

Unter Berücksichtigung von innovativen Technologien und Best Practices setzen wir unsere kreativen und innovativen Optimierungsvorschläge in maßgeschneiderte Lösungen um: schnell, effektiv, qualitativ!

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Schritt 4

Schulungen

Unsere Experten führen individuelle Schulungen/Workshops durch, in welchen sie den Anwendern, Prozessverantwortlichen und anderen Stakeholdern bedarfs- und adressatengerecht die eingesetzten Systeme, Technologien und Strategien erklären.

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Schritt 5

Überwachung (KVP) / Kontrolle (IKS)

Mit Implementierung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und Internen Kontrollsystems können Sie nun alle modellierten und optimierten Geschäftsprozesse dauerhaft überwachen und Risiken an Prozessen rechtzeitig erkennen und steuern.

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Warum wir ?

Unser Unternehmen bietet Ihnen eine voll umfassende Dienstleistungspalette an,
die eine Geschäftsprozessoptimierung in der Finanzwelt und anderen Branchen ermöglicht.

Team

Process

Optima

Hauptgründe,
warum sich Neu- und Stammkunden
für uns entscheiden, sind:

Die Spezialisten unseres Unternehmens kreieren individuelle Lösungen und führen erstklassige Beratung durch. Hybrides Vorgehen bei der Umsetzung ermöglicht uns vorausschauendes und systematisches Handeln sowie rechtzeitige Reaktionen im agilen Wirtschaftsgeschehen.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Implementierung eines prozessorientierten Internen Kontrollsystems (IKS) ermöglichen Ihnen, die Abläufe selbst einer komplexen Organisationsstuktur unter Kontrolle zu halten und Bedrohungen und Risiken in diesem Bereich effizient zu steuern.

Risiken und Veränderungen können unerwartet auftreten. Unsere Spezialisten sind auf solche Situationen vorbereitet und stets in der Lage geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken zu minimieren, zu steuern bzw. zu eliminieren.

Warum ist eine Optimierung von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen notwendig ?

Optimierung von Geschäftsprozessen ist heutzutage ein wichtiger Bestandteil des modernen Unternehmensmanagements und spielt eine Schlüsselrolle im Wettbewerb. Dies trägt dazu bei, Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens nachhaltig zu stärken und die Fähigkeit zur Anpassung an eine sich ständig verändernde Geschäftsumgebung zu verbessern. Maßgeschneiderte Strategien und Lösungsansätze, die WIR für SIE entwickeln, führen dazu, dass in Ihrem Unternehmen

Kosten gesenkt
Effizienz erhöht und
Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert

werden.

Einblick in einige unserer Projekte:

Projekt im Bereich: Auslagerungsmanagement

Ein Kreditinstitut, mit ca. 500 Mitarbeitern, stand vor der Herausforderung, die regulatorischen Vorgaben der MaRisk, BAIT, EBA-Guidelines, DORA und des LkSG zu erfüllen. Das Ziel war es, die im Rahmen einer Sonderprüfung nach § 44 KWG getroffenen Feststellungen u.a. im Auslagerungssegment innerhalb der von der BaFin gesetzten Frist zu beseitigen und gleichzeitig Synergien zu nutzen, um auch zukünftig den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

Im Rahmen eines im Institut initiierten Projektes zur Behebung von BaFin-Feststellungen, galt es zunächst den umfangreichen Bestand an Auslagerungsverträgen und des sonstigen Fremdbezugs (IT) formell auf Einhaltung aufsichtsrechtlicher Anforderungen zu prüfen. Zudem war es Teil des Projektes, einen end-to-end-Prozess zur Vertragsüberarbeitung zu entwickeln, welches alle Prozess- und Teilprozessschritte, Steuerungs-, Dokumentations- und Archivierungsvorgänge für eine effektive und effiziente Umsetzung abbildete.

Eine der Herausforderungen bestand darin, dass die umfangreichen Vertragsdokumente und sonstige Vereinbarungen nicht an einem zentralen Ort archiviert und teilweise unauffindbar waren. Zum Teil fehlten vertragliche Regelungen gänzlich. Das Zentrale Risikoregister, die Dokumentationen waren nicht immer aktuell. Zudem erwiesen sich die Zuständigkeiten für einige Auslagerungsbeziehung als überholt und mussten zunächst ermittelt werden. Hinzu kam noch der Umstand, dass die Verantwortlichen nicht hinreichend in den bevorstehenden Lückenbehebungsprozess eingebunden waren, die Konfrontation mit einer Fülle von regulatorischen Anforderungen löste eine erhöhte Frustration aus.

Für die Vertragsprüfung wurde sorgfältig ein Checklisten-Template ausgearbeitet, welches alle regulatorischen Mindestanforderungen berücksichtigte und auf kontinuierliche Pflege und Erweiterung ausgelegt war. Diese Checkliste diente nicht nur zur Dokumentation der Lückenanalyse des jeweiligen Vertragswerks, sondern sollte den Verantwortlichen als Hilfswerkzeug und einheitliches Dokumentationsmedium dienen, um Gap - Risiken zu bewerten, Behebungsmaßnahmen zu definieren, Lücken zu beseitigen und schließlich die regulatorische Compliance sicherzustellen. In enger Zusammenarbeit und verstärkter Einbindung der 2nd-Line-Funktionen wurden umfassende Informationsveranstaltungen für die Mitarbeiter organisiert und durchgeführt, um die Verantwortlichen bestmöglich abzuholen und ihnen die erforderliche Unterstützung bei der Erfüllung der regulatorischen Vorgaben, bei Verständnisfragen, bei der Umsetzung der definierten Handlungen, beim Erstellen von Vertragsbausteinen und Mustertexten, etc. aufzuzeigen. In den end-to-end-Vertragsüberarbeitungsprozess wurden Entscheidungsvorlagen und Handlungsempfehlungen für eine effektive und effiziente Prozessumsetzung eingearbeitet sowie die definierten und modellierten Prozessschritte ausführlich erläutert.

Der definierte und modellierte Vertragsüberarbeitungsprozess, welcher auch die erforderlichen Unterstützungsleistungen des Zentralen Auslagerungsmanagements und der 2nd-Line-Funktionen berücksichtigte, hat sich als äußerst wirkungsvoll erwiesen. Die betroffenen Mitarbeiter hatten dadurch zum einen Gewissheit, nicht alleine mit der Beseitigung der komplexen regulatorischen Gaps dazustehen, zum anderen wurden ihnen Instrumente für eine systematische und automatisierte Vorgehensweise an die Hand gegeben, zur effektiven und bewusst risikosteuernden Arbeitsbewältigung. Durch Aufklärungen und verstärkte Vernetzung der Funktionen, konnte den Mitarbeitern schließlich vermittelt werden, dass kein Weg an einer intensiven Auseinandersetzung mit den regulatorischen Vorgaben vorbeiführt und alle jetzt und zukünftig zu treffenden Maßnahmen durchaus einen Mehrwert haben.

Projekt im Bereich: Einführung des prozessorientierten Internen Kontrollsystems

In einem Finanzinstitut mit mehr als 1000 Mitarbeitern, beschäftigten wir uns mit einem Projekt zur Einführung eines unternehmensweiten prozessorientierten Internen Kontrollsystems (IKS). Das bisherige IKS der Bank entsprach nicht in vollem Umfang den verschärften regulatorischen Anforderungen Um die bestehenden Defizite zu überwinden, wurde seitens der Geschäftsführung beschlossen, ein unternehmensweites prozessorientiertes IKS einzuführen.

Unter Berücksichtigung aller regulatorischen Anforderungen sollten mit der Einführung des prozessorientierten IKS mehrere übergeordnete Ziele erfüllt werden. Dazu gehörten — die vollständige Implementierung eines umfassenden Überwachungsmechanismus für alle Risiken in den Geschäftsprozessen:

Sicherstellung organisatorischer Grundlagen
Sicherstellung konzeptioneller Grundlagen
Schaffung einer Transparenz über die Risikosituation
Erarbeitung eines Risikobewertungssystems
Kommunikation/Schulungen, etc. sowie

— die Schaffung der nachhaltigen Stabilität des Kontrollsystems. Durch die Integration von automatisierten Kontrollen sollte zudem die Effizienz gesteigert und menschliche Fehler minimiert werden.

Eine der herausragenden Schwächen lag in der unzureichenden Prozessorientierung des IKS. Das vorhandene System war nicht angemessen darauf ausgerichtet, die verschiedenen Geschäftsprozesse der Bank in ihrer Gesamtheit abzubilden und zu überwachen. Dies führte zu einer begrenzten Transparenz über den gesamten Ablauf und ließ potenzielle Schwachstellen unentdeckt. Insbesondere die mangelnde Fokussierung auf die Wechselwirkungen zwischen den Prozessen trug dazu bei, dass Risiken nicht umfassend identifiziert und bewertet werden konnten. Des Weiteren zeigte sich, dass das bestehende IKS nicht in der Lage war, eine kontinuierliche und effektive Überwachung aller relevanten Kontrollpunkte sicherzustellen. Dies führte zu Lücken in der Identifizierung von operationellen Risiken, Betrugsfällen oder Compliance-Verstößen. Die unzureichende Automatisierung von Kontrollmechanismen und die Abhängigkeit von manuellen Prozessen trugen zu dieser Schwäche bei, da sie Raum für menschliche Fehler und Inkonsistenzen ließen.Ein weiteres Defizit lag in der begrenzten Anpassungsfähigkeit des bestehenden IKS an sich ändernde regulatorische Vorgaben. Das System konnte nicht flexibel genug auf neue Compliance-Anforderungen reagieren, was zu Verzögerungen bei der Implementierung neuer Kontrollmechanismen führte und die Bank einem erhöhten Risiko rechtlicher Konsequenzen aussetzte.

Nach einer eingehenden Analyse der Ist-Situation wurde eine unternehmensindividuelle Konzeption entwickelt, um potenzielle Risiken in den Geschäftsprozessen zu identifizieren, zu bewerten und angemessen zu steuern. Hierbei wurden verschiedene Elemente berücksichtigt, um eine umfassende Risikobewertung zu gewährleisten:

Identifikation von Risikofaktoren
Definition von Kontrollzielen
Risikoeinschätzung und -quantifizierung
Entwicklung von Kontrollaktivitäten
Umsetzung und Überwachung
Dokumentation und Reporting

Während des Implementierungsprozesses stellen sich zusätzliche Herausforderungen, die eine gezielte Bewältigung erforderten. Dazu gehörten insbesondere.

Die Implementierung eines individuell angepassten und prozessorientierten Internen Kontrollsystems (IKS) stellt für das Institut einen wesentlichen Fortschritt dar, um den regulatorischen Anforderungen zu genügen und die operativen Abläufe zu optimieren. Durch Neugestaltung des IKS mit einem Fokus auf Prozessorientierung wurde eine gesteigerte Transparenz über die Geschäftsprozesse erreicht. Dies ermöglicht jetzt potenzielle Schwachstellen proaktiv anzugehen und angemessene Kontrollmechanismen kurzfristig anzupassen. Die Einführung automatisierter Kontrollmechanismen minimiert menschliche Fehler und gewährleistet eine effiziente kontinuierliche Überwachung. Die Unregelmäßigkeiten können jetzt schneller identifiziert werden, was wiederum die Reaktionszeiten verbessert. Durch die regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung des Systems kann unternehmensseitig zeitnah auf neue Compliance-Anforderungen reagiert werden. Dies vermeidet Verzögerungen bei der Umsetzung neuer Kontrollmechanismen und minimiert das Risiko rechtlicher Konsequenzen.Erfolgreich konnte bei der Bank eine proaktive und transparente Kontrollumgebung geschaffen werden; die Organisationsstruktur und -kultur sind bestens aufgestellt, um mit den Herausforderungen einer sich stetig verändernden Geschäftswelt umzugehen und diesen gerecht zu werden.

Projekt im Bereich: Internes Kontrollsystem im Fokus der Optimierung

Eine deutsche Immobilienbank mit Spezialisierung auf die Finanzierung von gewerblichen Immobilienprojekten. Mit etwa 600 Mitarbeitern bietet die Bank eine Vielzahl von Finanzdienstleistungen für Immobilienunternehmen, Investoren und institutionelle Kunden mit einem besonderen Fokus auf grüne Finanzprodukte an. Das Ziel ist Ziel es, nachhaltige Immobilienentwicklungen zu fördern und umweltfreundliche Finanzierungslösungen anzubieten.

Bereitstellung unabhängiger Expertise bei Analyse von Ist-Prozessen im Hinblick auf Weiterentwicklungs- und Optimierungspotential sowie die Beratung bei der Umsetzung von Prozessmodellierungen. Darüber hinaus erfolgte die Beratung bei der Umsetzung von Prozessmodellierungen mit dem Schwerpunkt auf der Überprüfung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS). Das Ziel war es proaktiv sicherzustellen, dass das IKS bei den identifizierten Prozessen effizient ist und die Unternehmensziele in Bezug auf Risikomanagement und Compliance effektiv unterstützt.

In einer Bank mit etwa 200 als wesentlich eingestuft Prozessen gestaltete sich die regelmäßige Analyse der Schlüsselkontrollen bzgl. der Angemessenheit und Wirksamkeit als äußerst aufwendig. Im Rahmen der Prüfung wurden Schlüsselkontrollen – Primäre Kontrollen, fokussiert darauf Risiken in Geschäftsprozessen entscheidend zu begegnen – ein Self-Assessment durchgeführt, bei dem die Prozessverantwortlichen eigenständig Risiken und Schlüsselkontrollen prüften und in einer dedizierten Software dokumentierten. Anschließend mussten diese Einträge zentral durch einen IKS-Verantwortlichen nachverfolgt, geprüft, dokumentiert und gegebenenfalls mit den Prozessverantwortlichen abgestimmt werden. Historisch gewachsene Prozesskontrollen machen die Überwachung schwer. Nicht selten sind Kontrollen unwirksam, da sie bewusst umgangen werden oder bei Prozessänderungen nicht angepasst wurden. Die Analyse ergab, dass im Zuge der internen Überprüfung ein erheblicher manueller Dokumentations- und Nachverfolgungsaufwand betrieben werden musste, der zeitintensiv, fehleranfällig und intransparent war.

In enger Zusammenarbeit mit den IKS-Verantwortlichen wurden zunächst die Vorgänge innerhalb des Prozesses und betroffenen Systeme identifiziert. Auf Grundlage dieser Erstanalyse wurden konkrete Lösungsansätze erarbeitet. Bei der Konzipierung wurden die Vorgänge unter Einbezug der Systeme ganzheitlich weiterentwickelt. Auf operativer Ebene wurden individuelle Gestaltungsmöglichkeiten reduziert, kritische Prozessschritte stärker automatisiert und der manuelle Aufwand auf ein Minimum reduziert. Dadurch wurden potenzielle Fehlerquellen systematisch abgebaut. Zudem wurde die Dokumentation der Vorgänge deutlich vereinfacht und eine übersichtliche Matrix erstellt, die stets den aktuellen Bearbeitungsstand widerspiegelt.

Die regulatorischen Anforderungen im Finanzwesen sind anspruchsvoll und führen oft zu komplexen betrieblichen Abläufen. Eine strukturierte Überprüfung des IKS deckt Optimierungspotential in den betrachteten Prozessabläufen auf und trägt zur Steigerung der Prozessqualität bei. Die Optimierung der Vorgänge und die aus der Überprüfung gewonnenen Erkenntnisse zu erkannten Kontrollschwächen führten am Ende zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit. Die Umsetzung der Handlungsempfehlungen führte zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und Entlastung der eingebundenen Ressourcen. Vom Kunden war es eine als sehr positiv wahrgenommene Optimierung, die einen praktischen Mehrwert bietet. Prüfungen können nun mit wenigen Klicks durchgeführt und der Umsetzungsstand jederzeit nachvollzogen werden.

Unsere Dienstleistungen

Wir bieten ein breites Spektrum von Dienstleistungen an, die erforderlich sind, um Geschäftsprozesse in der

Finanzwelt und in kleinen und mittelständischen Unternehmen

!!! wirksam und effizient zu gestalten !!!

Prozessoptimierung

Effizienzsteigerungen, Kostenreduktion und Qualitätsverbesserungen

Prozessmanagement

Transparente Prozesslandkarte sowie Struktur und Systematik in den Geschäftsprozessen

Risikomanagement

Identifizierung,
Bewertung und
Steuerung
potentieller Risiken

Internes Kontrollsystem (IKS)

Identifizierung von Prozessrisiken und Definition von risikosteuernden Kontrollen und Maßnahmen

Regulatorik

Umsetzung von regulatorischen Anforderungen
(MaRisk, DORA, EBA, BAIT, usw.)

Schriftlich fixierte Ordnung (SfO)

Weg von Prosa-Arbeitsanweisungen, hin zu einer prozessorientierten und klar strukturierten schriftlich fixierten Ordnung

IT-Projektmanagement

Definition von Projekt Zielen und Aufgaben Erstellung eines Projektplans mit Phasen, Aufgaben, Zeitplänen und Ressourcen Risikobewertung und Entwicklung eines Plans zur Risikominimierung

Datenanalyse

Datenanalyse umfasst die Sammlung, Bereinigung und Interpretation von Daten, um Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Lernen Sie unser Team kennen

Unsere Spezialisten sind flexibel in Ihren Projekten einsetzbar, sprechen Sie uns gerne an !

Vertrauen Sie uns, denn Erfolg braucht Profis !

Helene Späth

Senior Business Beraterin:
Prozessmanagement
Risikomanagement
Internes Kontrollsystem (IKS)
Auslagerungsmanagement (Finanz- und Energiebranche)

Vitali Späth

"Rechte Hand"
der Geschäftsführung
Administration und Verwaltung Personalwesen
Prozessmanagement (Finanz- und Energiebranche)

Michael Späth

Eine musikalische Persönlichkeit, die in unser Team frische Dynamik und neue Ideen bringt und somit die ganze Mannschaft motiviert und inspiriert. (Landesmusik-Gymnasiast)