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Prozessoptimierung für Mittelstand und Industrie

Effizienz steigern, Kosten senken

Prozessoptimierung für Mittelstand und Industrie

Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ineffiziente Prozesse zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hohe Betriebskosten, unklare Prozessstrukturen und ineffektive Abläufe führen zu Produktivitätsverlusten und beeinträchtigen das Wachstumspotenzial. Wie können Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren, um Kosten zu senken und gleichzeitig die Effizienz zu steigern?

Häufige Herausforderungen:

  • Zeitfressende manuelle Prozesse bremsen den Workflow und führen zu Frustration bei Mitarbeitern und Kunden.

  • Hohe Fehlerquoten durch unklare Abläufe und fehlende Standardisierung.

  • Mangelnde Transparenz, die eine fundierte Entscheidungsfindung erschwert.

  • Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben, was zu finanziellen und rechtlichen Risiken führen kann.

  • Fehlende Skalierbarkeit, um mit Unternehmenswachstum Schritt zu halten.

  • Unzureichende Nutzung digitaler Tools, die Automatisierungspotenziale ungenutzt lassen.

Beispiel: Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen hatte Schwierigkeiten, seine Produktionsprozesse effizient zu gestalten. Nach der Optimierung konnte es die Durchlaufzeit um 30% reduzieren und die Produktionskosten erheblich senken.

Prozessoptimierung für Mittelstand und Industrie

Unsere Lösung: Ganzheitliche Prozessoptimierung für nachhaltigen Unternehmenserfolg

Wir bieten Ihnen eine strategische Prozessoptimierung, die Ihre Unternehmensabläufe neu definiert und ineffiziente Prozesse durch smarte und skalierbare Lösungen ersetzt. Mit erprobten Methoden und modernen Tools helfen wir Ihnen, Geschäftsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.

Vorteile unserer Prozessoptimierung:

  • Kostenreduktion: Minimierung unnötiger Ausgaben durch Prozessautomatisierung.

  • Effizienzsteigerung: Reibungslose Abläufe durch klare Prozessmanagement-Strukturen.

  • Transparenz: Verbesserung der Entscheidungsfindung durch eine strukturierte Prozessanalyse.

  • Skalierbarkeit: Prozesse, die mit Ihrem Unternehmen wachsen.

  • Wettbewerbsvorteil: Schnellere Reaktionszeiten auf Marktveränderungen.

  • Mitarbeiterzufriedenheit: Optimierte Prozesse reduzieren Stress und erhöhen die Motivation.

Prozessoptimierung für Mittelstand und Industrie

Unser Ansatz: Prozessorientiertes Denken für nachhaltige Erfolge

Unsere bewährte Vorgehensweise basiert auf einem strukturierten 5-Schritte-Plan zur Optimierung von Geschäftsprozessen, beginnend mit einer umfassenden Analyse zur Identifikation von Schwachstellen. Mithilfe von Lean-Management-Methoden und Six Sigma werden ineffiziente Prozesse und Engpässe aufgedeckt. Ein Logistikunternehmen konnte durch diese Analyse die Fehlerquoten in seiner Lieferkette um 15 % reduzieren.

Nach der Analyse erfolgt die strategische Planung, bei der klare Prozessmanagement-Beispiele definiert und individuelle Optimierungspläne entwickelt werden. Hierbei werden praxiserprobte Strategien genutzt, um maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen zu entwickeln.

In der Phase der Implementierung neuer Prozesslösungen setzen wir auf digitale Workflow-Automatisierung und die Integration bewährter digitaler Tools wie SAP und BPMN 2.0. Ein Finanzdienstleister konnte durch diese Automatisierung die Bearbeitungszeit von Kundenanfragen um 50% verkürzen.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Mitarbeiterschulung und das Change-Management. Die Teams werden frühzeitig eingebunden, um eine nachhaltige Umsetzung sicherzustellen. Kontinuierliche Schulungen sorgen für langfristige Verbesserungen und steigern die Akzeptanz neuer Prozesse.

Der letzte Schritt besteht im Monitoring und der kontinuierlichen Verbesserung. Laufende Kontrolle und Anpassung stellen sicher, dass die erzielten Effizienzgewinne dauerhaft erhalten bleiben. KPI-basiertes Monitoring hilft dabei, den Fortschritt messbar zu machen und Anpassungen gezielt vorzunehmen.

Professionelle Beratung

Gerne beraten wir Sie dazu unverbindlich! Unsere Expertise kostet Sie in der ersten Projektwoche KEINEN Cent.

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Helene Späth
Helene Späth

Prozessoptimierung für Mittelstand und Industrie

Einblick in einige unserer Projekte:

Projekt im Bereich: Auslagerungsmanagement
  • Kunde
  • Aufgabe
  • Problem
  • Lösung
  • Fazit
Ein Kreditinstitut, mit ca. 500 Mitarbeitern, stand vor der Herausforderung, die regulatorischen Vorgaben der MaRisk, BAIT, EBA-Guidelines, DORA und des LkSG zu erfüllen. Das Ziel war es, die im Rahmen einer Sonderprüfung nach § 44 KWG getroffenen Feststellungen u.a. im Auslagerungssegment innerhalb der von der BaFin gesetzten Frist zu beseitigen und gleichzeitig Synergien zu nutzen, um auch zukünftig den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
Im Rahmen eines im Institut initiierten Projektes zur Behebung von BaFin-Feststellungen, galt es zunächst den umfangreichen Bestand an Auslagerungsverträgen und des sonstigen Fremdbezugs (IT) formell auf Einhaltung aufsichtsrechtlicher Anforderungen zu prüfen. Zudem war es Teil des Projektes, einen end-to-end-Prozess zur Vertragsüberarbeitung zu entwickeln, welches alle Prozess- und Teilprozessschritte, Steuerungs-, Dokumentations- und Archivierungsvorgänge für eine effektive und effiziente Umsetzung abbildete.
Eine der Herausforderungen bestand darin, dass die umfangreichen Vertragsdokumente und sonstige Vereinbarungen nicht an einem zentralen Ort archiviert und teilweise unauffindbar waren. Zum Teil fehlten vertragliche Regelungen gänzlich. Das Zentrale Risikoregister, die Dokumentationen waren nicht immer aktuell. Zudem erwiesen sich die Zuständigkeiten für einige Auslagerungsbeziehung als überholt und mussten zunächst ermittelt werden. Hinzu kam noch der Umstand, dass die Verantwortlichen nicht hinreichend in den bevorstehenden Lückenbehebungsprozess eingebunden waren, die Konfrontation mit einer Fülle von regulatorischen Anforderungen löste eine erhöhte Frustration aus.
Für die Vertragsprüfung wurde sorgfältig ein Checklisten-Template ausgearbeitet, welches alle regulatorischen Mindestanforderungen berücksichtigte und auf kontinuierliche Pflege und Erweiterung ausgelegt war. Diese Checkliste diente nicht nur zur Dokumentation der Lückenanalyse des jeweiligen Vertragswerks, sondern sollte den Verantwortlichen als Hilfswerkzeug und einheitliches Dokumentationsmedium dienen, um Gap - Risiken zu bewerten, Behebungsmaßnahmen zu definieren, Lücken zu beseitigen und schließlich die regulatorische Compliance sicherzustellen. In enger Zusammenarbeit und verstärkter Einbindung der 2nd-Line-Funktionen wurden umfassende Informationsveranstaltungen für die Mitarbeiter organisiert und durchgeführt, um die Verantwortlichen bestmöglich abzuholen und ihnen die erforderliche Unterstützung bei der Erfüllung der regulatorischen Vorgaben, bei Verständnisfragen, bei der Umsetzung der definierten Handlungen, beim Erstellen von Vertragsbausteinen und Mustertexten, etc. aufzuzeigen. In den end-to-end-Vertragsüberarbeitungsprozess wurden Entscheidungsvorlagen und Handlungsempfehlungen für eine effektive und effiziente Prozessumsetzung eingearbeitet sowie die definierten und modellierten Prozessschritte ausführlich erläutert.
Der definierte und modellierte Vertragsüberarbeitungsprozess, welcher auch die erforderlichen Unterstützungsleistungen des Zentralen Auslagerungsmanagements und der 2nd-Line-Funktionen berücksichtigte, hat sich als äußerst wirkungsvoll erwiesen. Die betroffenen Mitarbeiter hatten dadurch zum einen Gewissheit, nicht alleine mit der Beseitigung der komplexen regulatorischen Gaps dazustehen, zum anderen wurden ihnen Instrumente für eine systematische und automatisierte Vorgehensweise an die Hand gegeben, zur effektiven und bewusst risikosteuernden Arbeitsbewältigung. Durch Aufklärungen und verstärkte Vernetzung der Funktionen, konnte den Mitarbeitern schließlich vermittelt werden, dass kein Weg an einer intensiven Auseinandersetzung mit den regulatorischen Vorgaben vorbeiführt und alle jetzt und zukünftig zu treffenden Maßnahmen durchaus einen Mehrwert haben.
Projekt im Bereich: Einführung des prozessorientierten Internen Kontrollsystems
  • Kunde
  • Aufgabe
  • Problem
  • Lösung
  • Fazit
In einem Finanzinstitut mit mehr als 1000 Mitarbeitern, beschäftigten wir uns mit einem Projekt zur Einführung eines unternehmensweiten prozessorientierten Internen Kontrollsystems (IKS). Das bisherige IKS der Bank entsprach nicht in vollem Umfang den verschärften regulatorischen Anforderungen Um die bestehenden Defizite zu überwinden, wurde seitens der Geschäftsführung beschlossen, ein unternehmensweites prozessorientiertes IKS einzuführen.
Unter Berücksichtigung aller regulatorischen Anforderungen sollten mit der Einführung des prozessorientierten IKS mehrere übergeordnete Ziele erfüllt werden. Dazu gehörten — die vollständige Implementierung eines umfassenden Überwachungsmechanismus für alle Risiken in den Geschäftsprozessen:
  • Sicherstellung organisatorischer Grundlagen
  • Sicherstellung konzeptioneller Grundlagen
  • Schaffung einer Transparenz über die Risikosituation
  • Erarbeitung eines Risikobewertungssystems
  • Kommunikation/Schulungen, etc. sowie
— die Schaffung der nachhaltigen Stabilität des Kontrollsystems. Durch die Integration von automatisierten Kontrollen sollte zudem die Effizienz gesteigert und menschliche Fehler minimiert werden.
Eine der herausragenden Schwächen lag in der unzureichenden Prozessorientierung des IKS. Das vorhandene System war nicht angemessen darauf ausgerichtet, die verschiedenen Geschäftsprozesse der Bank in ihrer Gesamtheit abzubilden und zu überwachen. Dies führte zu einer begrenzten Transparenz über den gesamten Ablauf und ließ potenzielle Schwachstellen unentdeckt. Insbesondere die mangelnde Fokussierung auf die Wechselwirkungen zwischen den Prozessen trug dazu bei, dass Risiken nicht umfassend identifiziert und bewertet werden konnten. Des Weiteren zeigte sich, dass das bestehende IKS nicht in der Lage war, eine kontinuierliche und effektive Überwachung aller relevanten Kontrollpunkte sicherzustellen. Dies führte zu Lücken in der Identifizierung von operationellen Risiken, Betrugsfällen oder Compliance-Verstößen. Die unzureichende Automatisierung von Kontrollmechanismen und die Abhängigkeit von manuellen Prozessen trugen zu dieser Schwäche bei, da sie Raum für menschliche Fehler und Inkonsistenzen ließen.Ein weiteres Defizit lag in der begrenzten Anpassungsfähigkeit des bestehenden IKS an sich ändernde regulatorische Vorgaben. Das System konnte nicht flexibel genug auf neue Compliance-Anforderungen reagieren, was zu Verzögerungen bei der Implementierung neuer Kontrollmechanismen führte und die Bank einem erhöhten Risiko rechtlicher Konsequenzen aussetzte.
Nach einer eingehenden Analyse der Ist-Situation wurde eine unternehmensindividuelle Konzeption entwickelt, um potenzielle Risiken in den Geschäftsprozessen zu identifizieren, zu bewerten und angemessen zu steuern. Hierbei wurden verschiedene Elemente berücksichtigt, um eine umfassende Risikobewertung zu gewährleisten:
  • Identifikation von Risikofaktoren
  • Definition von Kontrollzielen
  • Risikoeinschätzung und -quantifizierung
  • Entwicklung von Kontrollaktivitäten
  • Umsetzung und Überwachung
  • Dokumentation und Reporting
Während des Implementierungsprozesses stellen sich zusätzliche Herausforderungen, die eine gezielte Bewältigung erforderten. Dazu gehörten insbesondere.
Die Implementierung eines individuell angepassten und prozessorientierten Internen Kontrollsystems (IKS) stellt für das Institut einen wesentlichen Fortschritt dar, um den regulatorischen Anforderungen zu genügen und die operativen Abläufe zu optimieren. Durch Neugestaltung des IKS mit einem Fokus auf Prozessorientierung wurde eine gesteigerte Transparenz über die Geschäftsprozesse erreicht. Dies ermöglicht jetzt potenzielle Schwachstellen proaktiv anzugehen und angemessene Kontrollmechanismen kurzfristig anzupassen. Die Einführung automatisierter Kontrollmechanismen minimiert menschliche Fehler und gewährleistet eine effiziente kontinuierliche Überwachung. Die Unregelmäßigkeiten können jetzt schneller identifiziert werden, was wiederum die Reaktionszeiten verbessert. Durch die regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung des Systems kann unternehmensseitig zeitnah auf neue Compliance-Anforderungen reagiert werden. Dies vermeidet Verzögerungen bei der Umsetzung neuer Kontrollmechanismen und minimiert das Risiko rechtlicher Konsequenzen.Erfolgreich konnte bei der Bank eine proaktive und transparente Kontrollumgebung geschaffen werden; die Organisationsstruktur und -kultur sind bestens aufgestellt, um mit den Herausforderungen einer sich stetig verändernden Geschäftswelt umzugehen und diesen gerecht zu werden.
Projekt im Bereich: Internes Kontrollsystem im Fokus der Optimierung
  • Kunde
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  • Problem
  • Lösung
  • Fazit

Eine deutsche Immobilienbank mit Spezialisierung auf die Finanzierung von gewerblichen Immobilienprojekten. Mit etwa 600 Mitarbeitern bietet die Bank eine Vielzahl von Finanzdienstleistungen für Immobilienunternehmen, Investoren und institutionelle Kunden mit einem besonderen Fokus auf grüne Finanzprodukte an. Das Ziel ist Ziel es, nachhaltige Immobilienentwicklungen zu fördern und umweltfreundliche Finanzierungslösungen anzubieten.

Bereitstellung unabhängiger Expertise bei Analyse von Ist-Prozessen im Hinblick auf Weiterentwicklungs- und Optimierungspotential sowie die Beratung bei der Umsetzung von Prozessmodellierungen. Darüber hinaus erfolgte die Beratung bei der Umsetzung von Prozessmodellierungen mit dem Schwerpunkt auf der Überprüfung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS). Das Ziel war es proaktiv sicherzustellen, dass das IKS bei den identifizierten Prozessen effizient ist und die Unternehmensziele in Bezug auf Risikomanagement und Compliance effektiv unterstützt.

In einer Bank mit etwa 200 als wesentlich eingestuft Prozessen gestaltete sich die regelmäßige Analyse der Schlüsselkontrollen bzgl. der Angemessenheit und Wirksamkeit als äußerst aufwendig. Im Rahmen der Prüfung wurden Schlüsselkontrollen – Primäre Kontrollen, fokussiert darauf Risiken in Geschäftsprozessen entscheidend zu begegnen – ein Self-Assessment durchgeführt, bei dem die Prozessverantwortlichen eigenständig Risiken und Schlüsselkontrollen prüften und in einer dedizierten Software dokumentierten. Anschließend mussten diese Einträge zentral durch einen IKS-Verantwortlichen nachverfolgt, geprüft, dokumentiert und gegebenenfalls mit den Prozessverantwortlichen abgestimmt werden. Historisch gewachsene Prozesskontrollen machen die Überwachung schwer. Nicht selten sind Kontrollen unwirksam, da sie bewusst umgangen werden oder bei Prozessänderungen nicht angepasst wurden. Die Analyse ergab, dass im Zuge der internen Überprüfung ein erheblicher manueller Dokumentations- und Nachverfolgungsaufwand betrieben werden musste, der zeitintensiv, fehleranfällig und intransparent war.

In enger Zusammenarbeit mit den IKS-Verantwortlichen wurden zunächst die Vorgänge innerhalb des Prozesses und betroffenen Systeme identifiziert. Auf Grundlage dieser Erstanalyse wurden konkrete Lösungsansätze erarbeitet. Bei der Konzipierung wurden die Vorgänge unter Einbezug der Systeme ganzheitlich weiterentwickelt. Auf operativer Ebene wurden individuelle Gestaltungsmöglichkeiten reduziert, kritische Prozessschritte stärker automatisiert und der manuelle Aufwand auf ein Minimum reduziert. Dadurch wurden potenzielle Fehlerquellen systematisch abgebaut. Zudem wurde die Dokumentation der Vorgänge deutlich vereinfacht und eine übersichtliche Matrix erstellt, die stets den aktuellen Bearbeitungsstand widerspiegelt.

Die regulatorischen Anforderungen im Finanzwesen sind anspruchsvoll und führen oft zu komplexen betrieblichen Abläufen. Eine strukturierte Überprüfung des IKS deckt Optimierungspotential in den betrachteten Prozessabläufen auf und trägt zur Steigerung der Prozessqualität bei. Die Optimierung der Vorgänge und die aus der Überprüfung gewonnenen Erkenntnisse zu erkannten Kontrollschwächen führten am Ende zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit. Die Umsetzung der Handlungsempfehlungen führte zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und Entlastung der eingebundenen Ressourcen. Vom Kunden war es eine als sehr positiv wahrgenommene Optimierung, die einen praktischen Mehrwert bietet. Prüfungen können nun mit wenigen Klicks durchgeführt und der Umsetzungsstand jederzeit nachvollzogen werden.

Prozessoptimierung für Mittelstand und Industrie

Unsere Dienstleistungen

Wir bieten ein breites Spektrum von Dienstleistungen an, die erforderlich sind, um Geschäftsprozesse in der

Finanzwelt und in kleinen und mittelständischen Unternehmen

!!! wirksam und effizient zu gestalten !!!

Prozessoptimierung

Prozessoptimierung

Effizienzsteigerungen, Kostenreduktion und Qualitätsverbesserungen

Prozessmanagement

Prozessmanagement

Transparente Prozesslandkarte sowie Struktur und Systematik in den Geschäftsprozessen

Risikomanagement

Risikomanagement


Identifizierung,
Bewertung und
Steuerung
potentieller Risiken

Internes Kontrollsystem (IKS)

Internes Kontrollsystem (IKS)

Identifizierung von Prozessrisiken und Definition von risikosteuernden Kontrollen und Maßnahmen

Regulatorik

Regulatorik

Umsetzung von regulatorischen Anforderungen
(MaRisk, DORA, EBA, BAIT, usw.)

Schriftlich fixierte Ordnung (SfO)

Schriftlich fixierte Ordnung (SfO)

Weg von Prosa-Arbeitsanweisungen, hin zu einer prozessorientierten und klar strukturierten schriftlich fixierten Ordnung

IT-Projektmanagement

IT-Projektmanagement

Definition von Projekt Zielen und Aufgaben Erstellung eines Projektplans mit Phasen, Aufgaben, Zeitplänen und Ressourcen Risikobewertung und Entwicklung eines Plans zur Risikominimierung

Datenanalyse

Datenanalyse

Datenanalyse umfasst die Sammlung, Bereinigung und Interpretation von Daten, um Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Prozessoptimierung für Mittelstand und Industrie

Lernen Sie unser Team kennen

Unsere Spezialisten sind flexibel in Ihren Projekten einsetzbar, sprechen Sie uns gerne an !

Vertrauen Sie uns, denn Erfolg braucht Profis !
Geschäftsführerin-processoptima

Helene Späth

Senior Business Beraterin:
Prozessmanagement
Risikomanagement
Internes Kontrollsystem (IKS)
Auslagerungsmanagement (Finanz- und Energiebranche)
Business-Analyst-processoptima

Vitali Späth

"Rechte Hand"
der Geschäftsführung
Administration und Verwaltung Personalwesen
Prozessmanagement (Finanz- und Energiebranche)

Michael Späth

Eine musikalische Persönlichkeit, die in unser Team frische Dynamik und neue Ideen bringt und somit die ganze Mannschaft motiviert und inspiriert. (Landesmusik-Gymnasiast)
Gustavo Software-Ingenieur

Dr. Gustavo Aragon

Software-Ingenieur

Dr. rer. nat. in Informatik
M. Sc. Informationstechnik

B.Sc. Elektronik und Automatisierungstechnik (Energie, Biomedizin und Lebensmittelindustrie)
Karl Behm ProcessOptima

Karl Behm

Ingenieur Qualitätsmanagement - Beauftragter Prozessmanager
Projektmanager (Automotivbranche: Porsche, Mercedes-Benz, Lamborghini, Ford)

Senior PMO Beraterin

Zert. Spezialistin IT-Regulatorik /BAIT

Auslagerungsmanagement Prozessmanagement
Regulatorik:
MaRisk, EBA, BAIT, DORA (Finanz- und Rechtsbranche)
aktuell für Projekte verfügbar!
Stefan Moritz

Stefan Moritz

Projektcontrolling Finanzcontrolling Business Controlling Personalcontrolling (Energie- und Industriebrache)
aktuell für Projekte verfügbar!

Alexander Funk

Master-Student:
Business Management
Controlling & Finanzierung (Finanzbranche)

Karina Markert

Marketing Social Media
und International Business (Finanzbranche)
aktuell für Projekte verfügbar!
operativer-Einkäufer-processoptima

Wladimir Zarezki

Strategischer und
operativer Einkäufer
Supply-Chain-Manager
mit internationaler Erfahrung (Bau- und Keramikbranche)
Senior-Beraterin-in-der-Bankenwelt

Ines Rübler

Risikomanagement
(OpRisk, IT-Risiken, IKS) Prozessmanagement
Projektmanagement
(Finanzbranche)

Katharina Jede

Controlling
Risikomanagement (Finanzbranche)
Online-Marketin-Consultant

Alexander Kovalenko

SEO-Web-Entwicklung
IT
Creator
(verschiedene Branchen)
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